Rechnung schreiben als Freelancer: Anleitung

Was eine Rechnung ist

Eine Rechnung schicken Sie Ihrem Kunden, wenn die Arbeit erledigt ist oder eine Anzahlung fällig wird. Sie listet auf, was Sie geleistet haben, was es kostet und bis wann gezahlt werden soll. Außerdem dient sie beiden Seiten als Beleg.

Eine klare Rechnung wird schneller bezahlt. Eine unklare führt zu Rückfragen, und Rückfragen verzögern die Zahlung.

Was hineingehört: eine Checkliste

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung:

• Das Wort "Rechnung" ganz oben.
• Eine eindeutige Rechnungsnummer.
• Ihr Name oder Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten.
• Name und Adresse Ihres Kunden.
• Das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum.
• Eine klare Liste der Leistungen mit Menge, Preis und Zeilensumme.
• Zwischensumme, eventuell Steuer oder Rabatt und der Gesamtbetrag.
• Zahlungsdaten, zum Beispiel Bankverbindung oder eine andere Zahlungsart.
• Zahlungsbedingungen, zum Beispiel Netto 30.
• Jede Steuernummer, die Ihr Land verlangt.

Die Steuerregeln sind von Land zu Land verschieden. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie angeben müssen, fragen Sie einen Steuerberater vor Ort oder Ihr Finanzamt.

Schritt für Schritt: So schreiben Sie eine Rechnung

1. Öffnen Sie eine Vorlage. Eine Rechnungsvorlage für Freelancer enthält schon die passenden Felder.
2. Tragen Sie Ihre Daten und, falls vorhanden, Ihr Logo ein.
3. Tragen Sie Name, Firma und Adresse Ihres Kunden ein.
4. Legen Sie Rechnungsnummer und Datum fest.
5. Schreiben Sie jede Leistung in eine eigene Zeile. Beschreiben Sie, was Sie getan haben, nicht nur "Dienstleistungen".
6. Geben Sie für jede Zeile Menge und Preis an.
7. Fügen Sie Steuer oder Rabatt hinzu, falls sie zutreffen.
8. Prüfen Sie die Summe mit einem Taschenrechner.
9. Ergänzen Sie Zahlungsdaten und Zahlungsbedingungen.
10. Exportieren Sie die Rechnung als PDF, lesen Sie sie noch einmal durch und schicken Sie sie ab.

Das alles geht in unserem kostenlosen Rechnungsgenerator. Er zeigt beim Tippen eine Live-Vorschau und braucht keine Anmeldung.

So nummerieren Sie Rechnungen

Jede Rechnung braucht eine Nummer, die noch nie verwendet wurde. Wählen Sie einen Stil und bleiben Sie dabei.

• Einfache Zählung: 001, 002, 003.
• Jahr plus Zählung: 2026-001, 2026-002.
• Kundenkürzel plus Zählung: ACME-001.

Verwenden Sie eine Nummer nie zweimal. Überspringen Sie keine Nummern ohne Grund, denn Lücken können bei einer Prüfung seltsam wirken. Für einen schnellen Vorschlag probieren Sie den Rechnungsnummer-Generator.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen sagen dem Kunden, wann er zahlen soll.

• Zahlbar bei Erhalt: sofort bezahlen.
• Netto 15: Zahlung innerhalb von 15 Tagen ab Rechnungsdatum.
• Netto 30: Zahlung innerhalb von 30 Tagen.
• Anzahlung: Bei größeren Projekten bitten Sie vorab um einen Teil, oft 25 bis 50 Prozent. Der Rest ist bei Lieferung oder zu festen Meilensteinen fällig.

Verzugsgebühren können helfen, aber die Regeln sind je nach Ort verschieden. Manche Regionen begrenzen sie oder verlangen, dass sie im Vertrag stehen. Prüfen Sie die Gesetze vor Ort, bevor Sie eine Gebühr ansetzen, und nennen Sie sie auf der Rechnung und in Ihrer Vereinbarung. Der Verzugszinsen-Rechner hilft Ihnen, den Betrag zu berechnen.

So legen Sie Ihre Preise fest

Es gibt drei gängige Wege.

Stundensatz. Sie berechnen die Zeit. Das ist leicht zu erklären und fair, wenn der Umfang unklar ist. Der Nachteil: Wer schneller arbeitet, verdient weniger.

Projektpreis. Sie vereinbaren ein festes Honorar für den ganzen Auftrag. Kunden wissen gern, was es kostet. Legen Sie den Umfang genau fest und regeln Sie, was passiert, wenn der Kunde Zusatzarbeit wünscht.

Retainer. Der Kunde zahlt jeden Monat einen festen Betrag für eine vereinbarte Menge an Arbeit. Das sorgt für ein stetiges Einkommen. Halten Sie schriftlich fest, was enthalten ist.

Was auch immer Sie wählen: Sagen Sie es dem Kunden, bevor die Arbeit beginnt, und bleiben Sie auf der Rechnung bei derselben Methode. Wählen Sie die Methode, die zum Auftrag passt. Viele Freelancer nehmen den Stundensatz für unklare Aufgaben und einen Projektpreis für klare Aufgaben.

Tipps für klarere Rechnungspositionen

Gute Positionen beantworten die Frage des Kunden, bevor er sie stellt. Nennen Sie das Ergebnis, die Daten oder Stunden und den Preis. Schreiben Sie zum Beispiel "Logo-Design, 3 Entwürfe, 2 Korrekturrunden" statt "Logo". Hat ein Kunde eine Bestellnummer, tragen Sie sie weit oben ein. Buchhaltungen brauchen sie oft, um die Zahlung freizugeben.

Stellen Sie eine Rechnung pro Auftrag oder pro Abrechnungszeitraum aus. Wenn Sie ein langes Projekt in Etappen abrechnen, beschriften Sie jede Rechnung, zum Beispiel mit "Meilenstein 1 von 3". So bleibt klar, was schon bezahlt ist.

Häufige Fehler

• Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern.
• Kein Fälligkeitsdatum, sodass der Kunde nicht weiß, wann er zahlen soll.
• Vage Positionen wie "Designarbeit".
• Falscher Kundenname oder falsche Adresse.
• Vergessene Zahlungsdaten.
• Rechenfehler in der Summe.
• Die Rechnung erst Wochen nach Ende der Arbeit verschicken.
• Anzahlungs- und Schlussrechnung verwechseln.

Beispiel für eine Rechnung

So könnte ein kleiner Webdesign-Auftrag aussehen.

Rechnungsnummer: 2026-014. Rechnungsdatum: 1. November. Fälligkeitsdatum: 16. November (Netto 15). Die Zahlen sind nur ein Beispiel.

Wann Sie eine Rechnung stellen

Wählen Sie einen Rhythmus und sagen Sie ihn dem Kunden früh. Kleine Aufträge werden meist nach Abschluss abgerechnet. Längere Aufträge werden oft zu Meilensteinen oder am Monatsende abgerechnet. Bei Neukunden schützt Sie eine Anzahlung vor dem Start und zeigt, dass beide Seiten es ernst meinen.

Halten Sie den Plan in Ihrem Angebot oder Vertrag fest. Dann enthält die Rechnung keine Überraschungen.

Versenden und nachfassen

Schicken Sie die Rechnung als PDF am selben Tag, an dem Sie die Arbeit abschließen. Nennen Sie Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum in Ihrer E-Mail. Halten Sie die Nachricht kurz und freundlich.

Wenn die Zahlung ausbleibt:

1. Schicken Sie am Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine höfliche Erinnerung.
2. Schicken Sie eine Woche später eine zweite Nachricht und hängen Sie die Rechnung erneut an.
3. Fassen Sie telefonisch oder per Direktnachricht nach, wenn weiter keine Antwort kommt.
4. Berechnen Sie Ihre Verzugsgebühr nur, wenn Ihre Vereinbarung es erlaubt.

Bewahren Sie von jeder verschickten Rechnung eine Kopie auf. Notieren Sie, wann sie bezahlt wurde.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf. Eine Quittung bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist.

Brauche ich eine Gewerbeanmeldung, um eine Rechnung zu schicken?

Das hängt davon ab, wo Sie leben. Viele Freelancer stellen Rechnungen unter ihrem eigenen Namen. Fragen Sie einen Steuerberater vor Ort oder Ihr Finanzamt, was für Sie gilt.

Soll ich auf meiner Rechnung Steuer berechnen?

Das hängt von Ihrem Land und Ihrem Einkommen ab. Manche Freelancer müssen Umsatzsteuer oder MwSt. berechnen, andere nicht. Prüfen Sie die örtlichen Regeln, bevor Sie sich entscheiden.

Wie lange soll ich Kunden zum Zahlen geben?

Netto 15 oder Netto 30 sind üblich. Kürzere Fristen helfen Ihrer Liquidität. Wählen Sie, was Ihr Kunde und Ihr Budget verkraften, und schreiben Sie es auf die Rechnung.