Cách viết hóa đơn cho freelancer: hướng dẫn từng bước

Hóa đơn là gì

Hóa đơn là bản thanh toán bạn gửi cho khách hàng sau khi hoàn thành công việc, hoặc khi đến hạn đặt cọc. Hóa đơn ghi rõ bạn đã làm gì, chi phí bao nhiêu và khi nào cần thanh toán. Hóa đơn cũng là chứng từ lưu lại cho cả hai bên.

Một hóa đơn rõ ràng sẽ được thanh toán nhanh hơn. Hóa đơn mơ hồ sẽ bị hỏi lại, và việc hỏi lại gây chậm trễ.

Cần ghi gì: danh sách kiểm tra

Hãy ghi những mục sau trên mọi hóa đơn:

• Chữ "Hóa đơn" ở đầu trang.
• Số hóa đơn duy nhất.
• Tên của bạn hoặc tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Tên và địa chỉ của khách hàng.
• Ngày phát hành hóa đơn và ngày đến hạn.
• Danh sách dịch vụ rõ ràng, kèm số lượng, đơn giá và thành tiền từng dòng.
• Tạm tính, thuế hoặc giảm giá (nếu có) và tổng cuối cùng.
• Thông tin thanh toán, như tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán khác.
• Điều khoản thanh toán, ví dụ Net 30.
• Mã số thuế mà quốc gia của bạn yêu cầu.

Quy định thuế khác nhau theo từng quốc gia. Nếu chưa chắc phải ghi gì, hãy hỏi kế toán địa phương hoặc cơ quan thuế.

Từng bước: cách viết hóa đơn

1. Mở một mẫu. Mẫu hóa đơn cho freelancer đã có sẵn các trường phù hợp.
2. Thêm thông tin của bạn và logo nếu có.
3. Thêm tên, công ty và địa chỉ của khách hàng.
4. Đặt số hóa đơn và các ngày.
5. Ghi mỗi dịch vụ trên một dòng riêng. Nêu rõ bạn đã làm gì, đừng chỉ ghi "Dịch vụ".
6. Thêm số lượng và đơn giá cho từng dòng.
7. Thêm thuế hoặc giảm giá nếu có.
8. Kiểm tra lại tổng bằng máy tính.
9. Thêm thông tin thanh toán và điều khoản.
10. Xuất ra PDF, đọc lại một lần nữa rồi gửi đi.

Bạn có thể làm tất cả trong công cụ tạo hóa đơn miễn phí của chúng tôi. Công cụ hiển thị bản xem trước trực tiếp khi bạn gõ và không cần đăng ký.

Cách đánh số hóa đơn

Mỗi hóa đơn cần một số chưa ai dùng. Hãy chọn một kiểu và giữ nguyên.

• Đếm đơn giản: 001, 002, 003.
• Năm kèm số đếm: 2026-001, 2026-002.
• Mã khách hàng kèm số đếm: ACME-001.

Không bao giờ dùng lại một số. Đừng bỏ qua số mà không có lý do, vì khoảng trống có thể trông lạ với kiểm toán viên. Nếu cần gợi ý nhanh, hãy thử công cụ tạo số hóa đơn.

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán cho khách hàng biết khi nào cần trả tiền.

• Thanh toán khi nhận: trả ngay lập tức.
• Net 15: trả trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn.
• Net 30: trả trong vòng 30 ngày.
• Đặt cọc: yêu cầu trả trước một phần, thường từ 25 đến 50 phần trăm, với các dự án lớn hơn. Phần còn lại trả khi giao hàng hoặc ở các mốc đã thỏa thuận.

Phí trả chậm có thể hữu ích, nhưng quy định khác nhau tùy nơi. Một số khu vực giới hạn mức phí hoặc yêu cầu phải ghi trong hợp đồng. Hãy kiểm tra luật địa phương trước khi thêm phí, và ghi rõ mức phí trên hóa đơn cũng như trong thỏa thuận. Công cụ tính phí trả chậm giúp bạn tính ra số tiền.

Cách định giá công việc

Có ba cách phổ biến.

Theo giờ. Bạn tính tiền theo thời gian. Cách này dễ giải thích và công bằng khi phạm vi công việc chưa rõ. Nhược điểm là làm nhanh hơn thì bạn kiếm được ít hơn.

Giá theo dự án. Bạn thỏa thuận một mức phí cho cả công việc. Khách hàng thích biết trước chi phí. Hãy xác định phạm vi thật rõ và nêu điều gì xảy ra nếu khách yêu cầu thêm việc.

Phí duy trì hằng tháng. Khách hàng trả một khoản cố định mỗi tháng cho khối lượng công việc đã thỏa thuận. Cách này giúp bạn có thu nhập đều đặn. Hãy ghi lại những gì được bao gồm.

Dù chọn cách nào, hãy báo cho khách hàng trước khi bắt đầu làm việc và giữ nguyên cách tính đó trên hóa đơn. Hãy chọn cách phù hợp với công việc. Nhiều freelancer tính theo giờ cho việc chưa rõ ràng và tính theo dự án cho việc đã rõ.

Mẹo ghi dòng hàng rõ ràng hơn

Một dòng hàng tốt trả lời câu hỏi của khách trước khi họ hỏi. Hãy nêu sản phẩm bàn giao, ngày hoặc số giờ, và đơn giá. Ví dụ, hãy viết "Thiết kế logo thương hiệu, 3 phương án, 2 lần chỉnh sửa" thay vì "Logo". Nếu khách hàng có số đơn đặt hàng, hãy ghi gần đầu trang. Bộ phận kế toán thường cần số này để duyệt thanh toán.

Mỗi hóa đơn nên dành cho một công việc hoặc một kỳ thanh toán. Nếu bạn thanh toán một dự án dài theo từng giai đoạn, hãy đánh dấu từng hóa đơn, ví dụ "Mốc 1 trên 3". Điều này tránh nhầm lẫn về khoản nào đã được thanh toán.

Những lỗi thường gặp

• Thiếu số hóa đơn hoặc trùng số hóa đơn.
• Không có ngày đến hạn, khiến khách không biết khi nào phải trả.
• Dòng hàng mơ hồ như "Công việc thiết kế".
• Sai tên hoặc địa chỉ khách hàng.
• Quên thông tin thanh toán.
• Sai số học ở phần tổng.
• Gửi hóa đơn nhiều tuần sau khi công việc kết thúc.
• Nhầm lẫn giữa hóa đơn đặt cọc và hóa đơn thanh toán cuối.

Ví dụ chi tiết một hóa đơn

Dưới đây là cách một dự án thiết kế web nhỏ có thể trông như thế nào.

Số hóa đơn: 2026-014. Ngày phát hành: 1 tháng 11. Ngày đến hạn: 16 tháng 11 (Net 15). Các con số chỉ là ví dụ.

Khi nào nên lập hóa đơn

Hãy chọn một nhịp và báo cho khách hàng sớm. Việc nhỏ thường được thanh toán khi hoàn thành. Việc dài hơn thường được thanh toán theo các mốc hoặc vào cuối mỗi tháng. Với khách hàng mới, khoản đặt cọc trước khi bắt đầu giúp bảo vệ bạn và cho thấy cả hai bên đều nghiêm túc.

Hãy ghi kế hoạch vào bản đề xuất hoặc hợp đồng. Khi đó hóa đơn sẽ không có gì bất ngờ.

Gửi hóa đơn và nhắc thanh toán

Hãy gửi hóa đơn dạng PDF ngay trong ngày bạn hoàn thành công việc. Ghi số hóa đơn và ngày đến hạn trong email. Giữ tin nhắn ngắn gọn và thân thiện.

Nếu thanh toán bị trễ:

1. Gửi lời nhắc lịch sự vào ngày sau ngày đến hạn.
2. Gửi lời nhắn thứ hai sau một tuần và đính kèm lại hóa đơn.
3. Gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp nếu vẫn chưa có phản hồi.
4. Chỉ áp dụng phí trả chậm nếu thỏa thuận của bạn cho phép.

Hãy lưu một bản sao của mọi hóa đơn bạn đã gửi. Ghi chú lại thời điểm từng hóa đơn được thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn và biên lai khác nhau thế nào?

Hóa đơn yêu cầu thanh toán. Biên lai xác nhận đã nhận được khoản thanh toán.

Tôi có cần đăng ký kinh doanh để gửi hóa đơn không?

Điều này tùy nơi bạn sống. Nhiều freelancer lập hóa đơn dưới tên cá nhân. Hãy hỏi kế toán địa phương hoặc cơ quan thuế xem quy định nào áp dụng cho bạn.

Tôi có nên tính thuế trên hóa đơn không?

Điều đó tùy quốc gia và mức thu nhập của bạn. Một số freelancer phải tính thuế bán hàng hoặc VAT, một số thì không. Hãy kiểm tra quy định địa phương trước khi quyết định.

Tôi nên cho khách hàng bao lâu để thanh toán?

Net 15 hoặc Net 30 là phổ biến. Thời hạn ngắn hơn giúp dòng tiền của bạn tốt hơn. Hãy chọn mức mà khách hàng và ngân sách của bạn đáp ứng được, rồi ghi lên hóa đơn.