Come fare una fattura da freelance: guida passo passo

Che cos'è una fattura

Una fattura è il documento che invii a un cliente dopo aver finito il lavoro, o quando è dovuto un acconto. Elenca quello che hai fatto, quanto costa e quando pagare. Serve anche come registrazione per entrambe le parti.

Una fattura chiara viene pagata prima. Una fattura vaga genera domande, e le domande causano ritardi.

Cosa includere: una checklist

Metti queste voci in ogni fattura:

• La parola "Fattura" in alto.
• Un numero di fattura univoco.
• Il tuo nome o la ragione sociale, l'indirizzo e i recapiti.
• Il nome e l'indirizzo del tuo cliente.
• La data di emissione e la data di scadenza.
• Un elenco chiaro dei servizi, con quantità, tariffa e totale di riga.
• Subtotale, eventuali imposte o sconti e totale finale.
• I dati per il pagamento, come il conto bancario o un altro metodo di pagamento.
• Le condizioni di pagamento, per esempio 30 giorni netti.
• Ogni codice fiscale o partita IVA richiesti dal tuo paese.

Le regole fiscali cambiano da paese a paese. Se non sei sicuro di cosa devi indicare, chiedi a un commercialista o all'ufficio delle imposte.

Passo dopo passo: come scrivere una fattura

1. Apri un modello. Un modello di fattura per freelance ha già i campi giusti.
2. Aggiungi i tuoi dati e il tuo logo, se ce l'hai.
3. Aggiungi nome, azienda e indirizzo del cliente.
4. Imposta il numero della fattura e le date.
5. Scrivi ogni servizio su una riga a parte. Dì cosa hai fatto, non solo "Servizi".
6. Aggiungi quantità e tariffa per ogni riga.
7. Aggiungi imposte o sconto, se previsti.
8. Controlla il totale con una calcolatrice.
9. Aggiungi i dati di pagamento e le condizioni.
10. Esporta in PDF, rileggi una volta e poi invia.

Puoi fare tutto questo con il nostro generatore di fatture gratuito. Mostra un'anteprima in tempo reale mentre scrivi e non richiede registrazione.

Come numerare le fatture

Ogni fattura ha bisogno di un numero che nessun altro ha usato. Scegli uno stile e mantienilo.

• Conteggio semplice: 001, 002, 003.
• Anno più conteggio: 2026-001, 2026-002.
• Codice cliente più conteggio: ACME-001.

Non riutilizzare mai un numero. Non saltare numeri senza una ragione, perché i buchi possono sembrare strani a un revisore. Se vuoi un suggerimento veloce, prova il generatore di numeri di fattura.

Condizioni di pagamento

Le condizioni di pagamento dicono al cliente quando pagare.

• Alla ricezione: si paga subito.
• 15 giorni netti: si paga entro 15 giorni dalla data della fattura.
• 30 giorni netti: si paga entro 30 giorni.
• Acconto: chiedi una parte in anticipo, spesso dal 25 al 50 percento, per i progetti più grandi. Il resto è dovuto alla consegna o a scadenze concordate.

Gli interessi di mora possono aiutare, ma le regole cambiano da luogo a luogo. Alcune zone li limitano o richiedono che siano scritti nel contratto. Controlla le leggi del tuo paese prima di applicarli e indica l'importo sulla fattura e nel tuo accordo. Il calcolatore di interessi di mora ti aiuta a calcolare l'importo.

Come stabilire il prezzo del tuo lavoro

Ci sono tre modi comuni.

A ore. Fai pagare il tempo. È facile da spiegare ed è equo quando l'ambito del lavoro non è chiaro. Lo svantaggio è che lavorando più in fretta guadagni meno.

A progetto. Concordi un unico compenso per tutto il lavoro. I clienti apprezzano di conoscere il costo. Definisci bene l'ambito e spiega cosa succede se il cliente chiede lavoro extra.

Retainer. Il cliente paga ogni mese una somma fissa per una quantità di lavoro concordata. Questo ti dà un reddito stabile. Scrivi cosa è incluso.

Qualunque metodo scegli, comunicalo al cliente prima di iniziare e usa lo stesso metodo in fattura. Scegli quello adatto al lavoro. Molti freelance usano le ore per i lavori poco chiari e il prezzo a progetto per quelli chiari.

Consigli per righe più chiare

Le buone righe rispondono alla domanda del cliente prima che la faccia. Indica il lavoro consegnato, le date o le ore e la tariffa. Per esempio, scrivi "Progettazione logo del marchio, 3 proposte, 2 giri di revisione" invece di "Logo". Se il cliente ha un numero di ordine d'acquisto, aggiungilo vicino all'inizio. Gli uffici amministrativi spesso ne hanno bisogno per approvare il pagamento.

Usa una fattura per un lavoro o per un periodo di fatturazione. Se fatturi un progetto lungo a fasi, etichetta ogni fattura, per esempio "Fase 1 di 3". Così eviti confusione su cosa è stato pagato.

Errori comuni

• Numeri di fattura mancanti o duplicati.
• Nessuna data di scadenza, quindi il cliente non sa quando pagare.
• Righe vaghe come "Lavoro di design".
• Nome o indirizzo del cliente sbagliato.
• Dimenticare i dati di pagamento.
• Errori di calcolo nel totale.
• Inviare la fattura settimane dopo la fine del lavoro.
• Confondere le fatture di acconto con quelle di saldo.

Esempio di fattura dettagliata

Ecco come potrebbe apparire un piccolo lavoro di web design.

Numero di fattura: 2026-014. Data della fattura: 1 novembre. Data di scadenza: 16 novembre (15 giorni netti). I numeri sono solo un esempio.

Quando fatturare

Scegli un ritmo e comunicalo presto al cliente. I lavori piccoli di solito si fatturano quando finiscono. I lavori più lunghi spesso si fatturano a tappe o alla fine di ogni mese. Con i nuovi clienti, un acconto prima di iniziare ti tutela e mostra che entrambe le parti fanno sul serio.

Scrivi il piano nella tua proposta o nel contratto. Così la fattura non riserva sorprese.

Invio e solleciti

Invia la fattura in PDF lo stesso giorno in cui finisci il lavoro. Metti il numero della fattura e la data di scadenza nella tua email. Mantieni il messaggio breve e cordiale.

Se il pagamento è in ritardo:

1. Invia un promemoria educato il giorno dopo la scadenza.
2. Invia un secondo messaggio una settimana dopo e allega di nuovo la fattura.
3. Fai un sollecito per telefono o con un messaggio diretto se ancora non risponde.
4. Applica gli interessi di mora solo se il tuo accordo lo permette.

Conserva una copia di ogni fattura che invii. Annota quando ciascuna viene pagata.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?

Una fattura richiede il pagamento. Una ricevuta conferma che il pagamento è stato ricevuto.

Mi serve una registrazione come attività per inviare una fattura?

Dipende da dove vivi. Molti freelance fatturano a proprio nome. Chiedi a un commercialista o all'ufficio delle imposte cosa vale per te.

Devo applicare le imposte sulla mia fattura?

Dipende dal tuo paese e dal tuo livello di reddito. Alcuni freelance devono applicare l'imposta sulle vendite o l'IVA e altri no. Controlla le regole locali prima di decidere.

Quanto tempo devo dare ai clienti per pagare?

15 o 30 giorni netti sono comuni. Termini più brevi aiutano il tuo flusso di cassa. Scegli ciò che il tuo cliente e il tuo budget possono sostenere e scrivilo in fattura.