Cara Membuat Invoice untuk Freelancer

Apa itu faktur

Faktur (invoice) adalah tagihan yang Anda kirim ke klien setelah pekerjaan selesai, atau saat uang muka sudah waktunya dibayar. Isinya menjelaskan apa yang Anda kerjakan, berapa biayanya, dan kapan harus dibayar. Faktur juga menjadi catatan bagi kedua pihak.

Faktur yang jelas lebih cepat dibayar. Faktur yang kabur memancing pertanyaan, dan pertanyaan membuat pembayaran tertunda.

Apa saja yang perlu ada: daftar periksa

Cantumkan hal-hal ini di setiap faktur:

• Kata "Faktur" di bagian atas.
• Nomor faktur yang unik.
• Nama Anda atau nama usaha, alamat, dan kontak.
• Nama dan alamat klien Anda.
• Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo.
• Daftar jasa yang jelas, lengkap dengan jumlah, tarif, dan total per baris.
• Subtotal, pajak atau diskon (jika ada), dan total akhir.
• Detail pembayaran, seperti rekening bank atau metode pembayaran lain.
• Ketentuan pembayaran, misalnya Net 30.
• Nomor identitas pajak yang diminta di negara Anda.

Aturan pajak berbeda di tiap negara. Jika Anda ragu apa saja yang wajib dicantumkan, tanyakan ke akuntan setempat atau kantor pajak.

Langkah demi langkah: cara membuat faktur

1. Buka template. Template faktur freelancer sudah punya kolom yang tepat.
2. Isi data Anda dan tambahkan logo jika punya.
3. Isi nama klien, perusahaan, dan alamatnya.
4. Atur nomor faktur dan tanggalnya.
5. Tulis setiap jasa di barisnya sendiri. Sebutkan apa yang Anda kerjakan, jangan hanya "Jasa".
6. Isi jumlah dan tarif untuk setiap baris.
7. Tambahkan pajak atau diskon jika berlaku.
8. Periksa totalnya dengan kalkulator.
9. Tambahkan detail pembayaran dan ketentuannya.
10. Ekspor ke PDF, baca sekali lagi, lalu kirim.

Semua ini bisa Anda lakukan di pembuat faktur gratis kami. Pratinjau langsung muncul saat Anda mengetik, dan tanpa perlu daftar.

Cara menomori faktur

Setiap faktur butuh nomor yang belum pernah dipakai. Pilih satu gaya dan konsisten.

• Hitungan sederhana: 001, 002, 003.
• Tahun plus hitungan: 2026-001, 2026-002.
• Kode klien plus hitungan: ACME-001.

Jangan pernah memakai ulang nomor. Jangan melompati nomor tanpa alasan, karena celah bisa terlihat janggal bagi auditor. Jika ingin saran cepat, coba generator nomor invoice.

Ketentuan pembayaran

Ketentuan pembayaran memberi tahu klien kapan harus membayar.

• Jatuh tempo saat diterima: bayar segera.
• Net 15: bayar dalam 15 hari sejak tanggal faktur.
• Net 30: bayar dalam 30 hari.
• Uang muka: minta sebagian di awal, biasanya 25 sampai 50 persen, untuk proyek yang lebih besar. Sisanya dibayar saat pekerjaan diserahkan atau pada tahap-tahap yang disepakati.

Denda keterlambatan bisa membantu, tetapi aturannya berbeda di tiap tempat. Beberapa wilayah membatasi besarnya atau mewajibkannya tertulis di kontrak. Periksa hukum setempat sebelum menambahkannya, dan tuliskan dendanya di faktur serta di perjanjian Anda. Kalkulator denda keterlambatan membantu Anda menghitung jumlahnya.

Cara menentukan harga pekerjaan Anda

Ada tiga cara yang umum.

Per jam. Anda menagih waktu kerja. Mudah dijelaskan dan adil saat ruang lingkup belum jelas. Kekurangannya, makin cepat Anda bekerja, makin sedikit penghasilan Anda.

Harga per proyek. Anda menyepakati satu biaya untuk seluruh pekerjaan. Klien suka mengetahui biayanya di awal. Tentukan ruang lingkup dengan baik, dan jelaskan apa yang terjadi jika klien meminta pekerjaan tambahan.

Retainer. Klien membayar jumlah tetap tiap bulan untuk sejumlah pekerjaan yang disepakati. Ini memberi Anda penghasilan stabil. Tuliskan apa saja yang termasuk.

Apa pun pilihan Anda, beri tahu klien sebelum pekerjaan dimulai, dan gunakan metode yang sama di faktur. Pilih metode yang cocok dengan pekerjaannya. Banyak freelancer memakai tarif per jam untuk pekerjaan yang belum jelas dan harga per proyek untuk pekerjaan yang sudah jelas.

Tips agar rincian baris lebih jelas

Rincian baris yang baik menjawab pertanyaan klien sebelum mereka bertanya. Sebutkan hasil kerjanya, tanggal atau jam kerjanya, dan tarifnya. Misalnya, tulis "Desain logo merek, 3 konsep, 2 kali revisi" dan bukan "Logo". Jika klien punya nomor pesanan pembelian, cantumkan di dekat bagian atas. Tim akuntansi sering membutuhkannya untuk menyetujui pembayaran.

Gunakan satu faktur untuk satu pekerjaan atau satu periode tagihan. Jika Anda menagih proyek panjang secara bertahap, beri label di setiap faktur, misalnya "Tahap 1 dari 3". Ini mencegah kebingungan soal apa yang sudah dibayar.

Kesalahan yang sering terjadi

• Nomor faktur hilang atau ganda.
• Tidak ada tanggal jatuh tempo, sehingga klien tidak tahu kapan harus membayar.
• Rincian baris yang kabur, seperti "Pekerjaan desain".
• Nama atau alamat klien salah.
• Lupa mencantumkan detail pembayaran.
• Salah hitung pada total.
• Mengirim faktur berminggu-minggu setelah pekerjaan selesai.
• Tertukar antara faktur uang muka dan faktur akhir.

Contoh rincian faktur

Berikut gambaran pekerjaan desain web kecil.

Nomor faktur: 2026-014. Tanggal faktur: 1 November. Jatuh tempo: 16 November (Net 15). Angka-angka ini hanya contoh.

Kapan menagih

Pilih ritme penagihan dan sampaikan ke klien sejak awal. Pekerjaan kecil biasanya ditagih saat selesai. Pekerjaan yang lebih panjang sering ditagih per tahap atau di akhir setiap bulan. Untuk klien baru, uang muka sebelum Anda mulai melindungi Anda dan menunjukkan kedua pihak serius.

Tuliskan rencananya di proposal atau kontrak Anda. Dengan begitu, faktur tidak membawa kejutan.

Mengirim dan menindaklanjuti

Kirim faktur sebagai PDF di hari yang sama saat pekerjaan selesai. Cantumkan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo di email Anda. Tulis pesan yang singkat dan ramah.

Jika pembayaran terlambat:

1. Kirim pengingat yang sopan sehari setelah jatuh tempo.
2. Kirim catatan kedua seminggu kemudian dan lampirkan lagi fakturnya.
3. Hubungi lewat telepon atau pesan langsung jika masih belum ada balasan.
4. Terapkan denda keterlambatan hanya jika perjanjian Anda mengizinkannya.

Simpan salinan setiap faktur yang Anda kirim. Catat kapan masing-masing dibayar.

FAQ

Apa bedanya faktur dengan kwitansi?

Faktur meminta pembayaran. Kwitansi menegaskan bahwa pembayaran sudah diterima.

Apakah saya butuh pendaftaran usaha untuk mengirim faktur?

Tergantung tempat Anda tinggal. Banyak freelancer menagih atas nama sendiri. Tanyakan ke akuntan setempat atau kantor pajak apa yang berlaku untuk Anda.

Haruskah saya mengenakan pajak di faktur?

Itu tergantung negara dan tingkat penghasilan Anda. Sebagian freelancer wajib memungut pajak penjualan atau PPN, sebagian tidak. Periksa aturan setempat sebelum memutuskan.

Berapa lama waktu yang sebaiknya saya beri klien untuk membayar?

Net 15 atau Net 30 umum dipakai. Jangka yang lebih pendek membantu arus kas Anda. Pilih yang sanggup dijalani klien dan anggaran Anda, lalu tulis di faktur.