วิธีเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารเรียกเก็บเงินที่คุณส่งให้ลูกค้าหลังทำงานเสร็จ หรือเมื่อถึงกำหนดชำระมัดจำ ในใบจะบอกว่าคุณทำอะไร ราคาเท่าไร และต้องชำระเมื่อไร นอกจากนี้ยังใช้เป็นหลักฐานของทั้งสองฝ่ายด้วย

ใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนจะได้รับเงินเร็วกว่า ใบที่คลุมเครือมักมีคำถามตามมา และคำถามก็ทำให้ล่าช้า

สิ่งที่ต้องมี: เช็กลิสต์

ใส่รายการเหล่านี้ในใบแจ้งหนี้ทุกใบ

• คำว่า "ใบแจ้งหนี้" ที่ด้านบน
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกับใคร
• ชื่อหรือชื่อธุรกิจของคุณ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนด
• รายการงานที่ชัดเจน พร้อมจำนวน อัตราค่าบริการ และยอดแต่ละบรรทัด
• ยอดรวมย่อย ภาษีหรือส่วนลด (ถ้ามี) และยอดรวมสุดท้าย
• รายละเอียดการชำระเงิน เช่น บัญชีธนาคารหรือช่องทางอื่น
• เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น Net 30
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ประเทศของคุณกำหนด

กฎภาษีแต่ละประเทศไม่เหมือนกัน หากไม่แน่ใจว่าต้องแสดงอะไรบ้าง ให้ถามนักบัญชีในพื้นที่หรือสำนักงานสรรพากร

ขั้นตอนการเขียนใบแจ้งหนี้

1. เปิดเทมเพลต เทมเพลตใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ มีช่องที่จำเป็นครบอยู่แล้ว
2. ใส่ข้อมูลของคุณ และโลโก้ถ้ามี
3. ใส่ชื่อ บริษัท และที่อยู่ของลูกค้า
4. กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่
5. ใส่งานแต่ละอย่างในบรรทัดของตัวเอง บอกว่าคุณทำอะไร ไม่ใช่แค่ "ค่าบริการ"
6. ใส่จำนวนและอัตราค่าบริการของแต่ละบรรทัด
7. ใส่ภาษีหรือส่วนลดถ้ามี
8. ตรวจยอดรวมด้วยเครื่องคิดเลข
9. ใส่รายละเอียดการชำระเงินและเงื่อนไข
10. ส่งออกเป็น PDF อ่านทวนอีกครั้ง แล้วจึงส่ง

คุณทำทั้งหมดนี้ได้ในเครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี ของเรา มีตัวอย่างแบบเรียลไทม์ขณะพิมพ์ และไม่ต้องสมัครสมาชิก

วิธีกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีเลขที่ที่ไม่ซ้ำกับใคร เลือกรูปแบบเดียวแล้วใช้ต่อเนื่อง

• นับเลขง่ายๆ: 001, 002, 003
• ปีตามด้วยลำดับ: 2026-001, 2026-002
• รหัสลูกค้าตามด้วยลำดับ: ACME-001

อย่าใช้เลขซ้ำ และอย่าข้ามเลขโดยไม่มีเหตุผล เพราะช่องว่างอาจดูแปลกในสายตาผู้ตรวจสอบบัญชี หากต้องการตัวอย่างอย่างรวดเร็ว ลองใช้เครื่องมือสร้างเลขที่ใบแจ้งหนี้

เงื่อนไขการชำระเงิน

เงื่อนไขการชำระเงินบอกลูกค้าว่าต้องจ่ายเมื่อไร

• ชำระเมื่อได้รับ: จ่ายทันที
• Net 15: จ่ายภายใน 15 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
• Net 30: จ่ายภายใน 30 วัน
• มัดจำ: ขอรับส่วนหนึ่งล่วงหน้า มักเป็น 25 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ สำหรับโปรเจกต์ใหญ่ ส่วนที่เหลือชำระเมื่อส่งมอบงานหรือตามงวดที่ตกลงกัน

ค่าปรับล่าช้าช่วยได้ แต่กฎแต่ละพื้นที่ไม่เหมือนกัน บางภูมิภาคจำกัดอัตราหรือกำหนดให้ต้องระบุไว้ในสัญญา ตรวจสอบกฎหมายในพื้นที่ของคุณก่อนใส่ และระบุค่าปรับไว้ทั้งในใบแจ้งหนี้และในข้อตกลง เครื่องคำนวณค่าปรับล่าช้า ช่วยคำนวณจำนวนเงินได้

วิธีตั้งราคางานของคุณ

มีสามวิธีที่นิยมใช้

รายชั่วโมง คุณคิดเงินตามเวลาที่ใช้ อธิบายง่ายและยุติธรรมเมื่อขอบเขตงานยังไม่ชัด ข้อเสียคือยิ่งทำเร็ว ก็ยิ่งได้เงินน้อยลง

ราคาต่อโปรเจกต์ ตกลงค่าบริการเดียวสำหรับงานทั้งชิ้น ลูกค้าชอบที่รู้ต้นทุนล่วงหน้า กำหนดขอบเขตงานให้ชัด และบอกด้วยว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าขอทำงานเพิ่ม

รายเดือนแบบคงที่ (Retainer) ลูกค้าจ่ายเงินจำนวนคงที่ทุกเดือนสำหรับปริมาณงานที่ตกลงกัน ทำให้คุณมีรายได้สม่ำเสมอ เขียนไว้ให้ชัดว่ารวมอะไรบ้าง

ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน ให้แจ้งลูกค้าก่อนเริ่มงาน และใช้วิธีเดิมในใบแจ้งหนี้ เลือกวิธีที่เหมาะกับงาน ฟรีแลนซ์หลายคนใช้รายชั่วโมงกับงานที่ยังไม่ชัดเจน และใช้ราคาต่อโปรเจกต์กับงานที่ชัดเจน

เคล็ดลับเขียนรายการให้ชัดเจนขึ้น

รายการที่ดีจะตอบคำถามของลูกค้าก่อนที่เขาจะถาม ระบุงานที่ส่งมอบ วันที่หรือจำนวนชั่วโมง และอัตราค่าบริการ ตัวอย่างเช่น เขียนว่า "ออกแบบโลโก้แบรนด์ 3 แบบ แก้ไข 2 รอบ" แทนที่จะเขียนว่า "โลโก้" หากลูกค้ามีเลขที่ใบสั่งซื้อ ให้ใส่ไว้ใกล้ด้านบน ฝ่ายบัญชีมักต้องใช้เลขนี้เพื่ออนุมัติการจ่ายเงิน

ใช้ใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต่อหนึ่งงานหรือหนึ่งรอบการเรียกเก็บเงิน หากคุณเรียกเก็บโปรเจกต์ยาวเป็นงวด ให้ระบุกำกับในแต่ละใบ เช่น "งวดที่ 1 จาก 3" จะช่วยไม่ให้สับสนว่าจ่ายไปแล้วเท่าไร

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่มีเลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือเลขซ้ำกัน
• ไม่มีวันครบกำหนด ลูกค้าจึงไม่รู้ว่าต้องจ่ายเมื่อไร
• รายการคลุมเครือ เช่น "งานออกแบบ"
• ชื่อหรือที่อยู่ลูกค้าไม่ถูกต้อง
• ลืมใส่รายละเอียดการชำระเงิน
• คำนวณยอดรวมผิด
• ส่งใบแจ้งหนี้หลังงานเสร็จไปหลายสัปดาห์
• สับสนระหว่างใบแจ้งหนี้มัดจำกับใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย

ตัวอย่างรายละเอียดใบแจ้งหนี้

นี่คือตัวอย่างงานออกแบบเว็บไซต์ขนาดเล็ก

เลขที่ใบแจ้งหนี้: 2026-014 วันที่ออก: 1 พฤศจิกายน วันครบกำหนด: 16 พฤศจิกายน (Net 15) ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง

ควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อไร

เลือกจังหวะที่เหมาะสมและแจ้งลูกค้าตั้งแต่แรก งานเล็กมักเรียกเก็บเมื่องานเสร็จ งานที่ยาวกว่ามักเรียกเก็บตามงวดงานหรือสิ้นเดือน สำหรับลูกค้าใหม่ การขอมัดจำก่อนเริ่มงานช่วยปกป้องคุณ และแสดงว่าทั้งสองฝ่ายจริงจัง

เขียนแผนนี้ไว้ในข้อเสนอหรือสัญญา แล้วใบแจ้งหนี้ก็จะไม่มีเรื่องเซอร์ไพรส์

การส่งและการติดตาม

ส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF ในวันเดียวกับที่งานเสร็จ ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดไว้ในอีเมล เขียนข้อความให้สั้นและเป็นมิตร

หากชำระล่าช้า

1. ส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพในวันถัดจากวันครบกำหนด
2. ส่งข้อความที่สองหนึ่งสัปดาห์ต่อมา และแนบใบแจ้งหนี้อีกครั้ง
3. โทรหรือส่งข้อความโดยตรง หากยังไม่มีการตอบกลับ
4. คิดค่าปรับล่าช้าเฉพาะเมื่อข้อตกลงของคุณอนุญาต

เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่ง และจดไว้ว่าแต่ละใบชำระเมื่อไร

คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงิน ส่วนใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว

ต้องจดทะเบียนธุรกิจก่อนจึงจะส่งใบแจ้งหนี้ได้ไหม

ขึ้นอยู่กับที่ที่คุณอาศัยอยู่ ฟรีแลนซ์หลายคนออกใบแจ้งหนี้ในนามตัวเอง ถามนักบัญชีในพื้นที่หรือสำนักงานสรรพากรว่ากรณีของคุณต้องทำอย่างไร

ควรคิดภาษีในใบแจ้งหนี้ไหม

ขึ้นอยู่กับประเทศและระดับรายได้ของคุณ ฟรีแลนซ์บางคนต้องคิดภาษีขายหรือ VAT และบางคนไม่ต้อง ตรวจสอบกฎในพื้นที่ก่อนตัดสินใจ

ควรให้เวลาลูกค้าชำระเงินนานแค่ไหน

Net 15 หรือ Net 30 เป็นที่นิยม เงื่อนไขที่สั้นกว่าช่วยให้กระแสเงินสดของคุณดีขึ้น เลือกระยะเวลาที่ลูกค้าและงบของคุณรับได้ แล้วเขียนไว้ในใบแจ้งหนี้