Factuur schrijven als freelancer: stap voor stap

Wat een factuur is

Een factuur is een rekening die u naar een klant stuurt nadat het werk klaar is, of wanneer een aanbetaling verschuldigd is. Er staat op wat u hebt gedaan, wat het kost en wanneer er betaald moet worden. Het dient ook als vastlegging voor beide partijen.

Een duidelijke factuur wordt sneller betaald. Een vage factuur roept vragen op, en vragen zorgen voor vertraging.

Wat erop moet staan: een checklist

Zet dit op elke factuur:

• Het woord "Factuur" bovenaan.
• Een uniek factuurnummer.
• Uw naam of bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
• De naam en het adres van uw klant.
• De factuurdatum en de vervaldatum.
• Een duidelijke lijst met diensten, met aantal, tarief en regeltotaal.
• Subtotaal, eventuele belasting of korting en het eindtotaal.
• Betaalgegevens, zoals een bankrekening of een andere betaalmethode.
• Betalingsvoorwaarden, zoals 30 dagen netto.
• Elk btw- of ander belastingnummer dat uw land vraagt.

Belastingregels verschillen per land. Weet u niet zeker wat u moet vermelden, vraag het dan aan een plaatselijke boekhouder of de belastingdienst.

Stap voor stap: zo schrijft u een factuur

1. Open een sjabloon. Een factuursjabloon voor freelancers heeft al de juiste velden.
2. Vul uw gegevens in en voeg uw logo toe als u dat hebt.
3. Voeg de naam, het bedrijf en het adres van uw klant toe.
4. Stel het factuurnummer en de datums in.
5. Zet elke dienst op een eigen regel. Schrijf wat u hebt gedaan, niet alleen "Diensten".
6. Vul bij elke regel het aantal en het tarief in.
7. Voeg belasting of korting toe als die van toepassing zijn.
8. Controleer het totaal met een rekenmachine.
9. Voeg betaalgegevens en voorwaarden toe.
10. Exporteer naar PDF, lees alles nog één keer door en verstuur de factuur.

U kunt dit allemaal doen in onze gratis factuurgenerator. U ziet tijdens het typen direct een voorbeeld en hoeft zich nergens voor aan te melden.

Facturen nummeren

Elke factuur heeft een nummer nodig dat nog niemand anders heeft gebruikt. Kies één stijl en houd die aan.

• Eenvoudige telling: 001, 002, 003.
• Jaar plus telling: 2026-001, 2026-002.
• Klantcode plus telling: ACME-001.

Gebruik een nummer nooit twee keer. Sla geen nummers over zonder reden, want gaten kunnen vreemd overkomen op een controleur. Wilt u snel een suggestie, probeer dan de factuurnummergenerator.

Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden vertellen de klant wanneer er betaald moet worden.

• Direct te betalen: betaal meteen.
• 15 dagen netto: betaal binnen 15 dagen na de factuurdatum.
• 30 dagen netto: betaal binnen 30 dagen.
• Aanbetaling: vraag bij grotere projecten een deel vooraf, vaak 25 tot 50 procent. De rest is verschuldigd bij oplevering of op vaste mijlpalen.

Boetes bij te late betaling kunnen helpen, maar de regels verschillen per plaats. Sommige regio's stellen er een maximum aan of eisen dat ze in het contract staan. Controleer de plaatselijke wetgeving voordat u er een toevoegt en vermeld de boete op de factuur en in uw overeenkomst. De rekenhulp voor rente bij te late betaling helpt u het bedrag uit te rekenen.

Zo bepaalt u uw prijs

Er zijn drie gangbare manieren.

Per uur. U rekent voor tijd. Het is makkelijk uit te leggen en eerlijk als de omvang onduidelijk is. Het nadeel is dat sneller werken u minder oplevert.

Projectprijs. U spreekt één bedrag af voor de hele opdracht. Klanten houden ervan om de kosten te kennen. Leg de omvang goed vast en zeg wat er gebeurt als de klant om extra werk vraagt.

Retainer. De klant betaalt elke maand een vast bedrag voor een afgesproken hoeveelheid werk. Dat geeft u een stabiel inkomen. Schrijf op wat erbij inbegrepen is.

Wat u ook kiest, vertel het de klant voordat het werk begint en gebruik dezelfde methode op de factuur. Kies de methode die bij de opdracht past. Veel freelancers werken per uur bij onduidelijk werk en met een projectprijs bij duidelijk werk.

Tips voor duidelijkere factuurregels

Goede factuurregels beantwoorden de vraag van de klant voordat die wordt gesteld. Noem het opgeleverde product, de data of de uren en het tarief. Schrijf bijvoorbeeld "Ontwerp huisstijllogo, 3 concepten, 2 aanpassingsrondes" in plaats van "Logo". Heeft een klant een inkoopordernummer, zet dat dan bovenaan. Boekhoudafdelingen hebben het vaak nodig om de betaling goed te keuren.

Maak één factuur per opdracht of per factuurperiode. Factureert u een lang project in delen, geef dan elke factuur een label, zoals "Mijlpaal 1 van 3". Zo voorkomt u verwarring over wat al is betaald.

Veelgemaakte fouten

• Ontbrekende of dubbele factuurnummers.
• Geen vervaldatum, zodat de klant niet weet wanneer er betaald moet worden.
• Vage factuurregels zoals "Ontwerpwerk".
• Een verkeerde klantnaam of een verkeerd adres.
• Betaalgegevens vergeten.
• Rekenfouten in het totaal.
• De factuur pas weken na afloop van het werk versturen.
• Aanbetalingsfacturen en eindfacturen door elkaar halen.

Voorbeeld van een factuuropbouw

Zo kan een kleine opdracht voor webdesign eruitzien.

Factuurnummer: 2026-014. Factuurdatum: 1 november. Vervaldatum: 16 november (15 dagen netto). De cijfers zijn slechts een voorbeeld.

Wanneer factureert u

Kies een ritme en laat het de klant vroeg weten. Kleine opdrachten factureert u meestal als ze klaar zijn. Langere opdrachten worden vaak gefactureerd bij mijlpalen of aan het einde van elke maand. Bij nieuwe klanten beschermt een aanbetaling vooraf u en laat het zien dat beide kanten het serieus menen.

Leg het plan vast in uw offerte of contract. Dan zit er geen verrassing in de factuur.

Versturen en opvolgen

Verstuur de factuur als PDF op dezelfde dag dat u het werk afrondt. Zet het factuurnummer en de vervaldatum in uw e-mail. Houd het bericht kort en vriendelijk.

Als de betaling te laat is:

1. Stuur de dag na de vervaldatum een vriendelijke herinnering.
2. Stuur een week later een tweede bericht en voeg de factuur opnieuw toe.
3. Neem telefonisch of via een direct bericht contact op als er nog steeds geen antwoord is.
4. Reken alleen een boete als uw overeenkomst dat toestaat.

Bewaar een kopie van elke factuur die u verstuurt. Noteer wanneer elke factuur is betaald.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?

Een factuur vraagt om betaling. Een ontvangstbewijs bevestigt dat de betaling is ontvangen.

Heb ik een bedrijfsinschrijving nodig om een factuur te sturen?

Dat hangt af van waar u woont. Veel freelancers factureren op eigen naam. Vraag een plaatselijke boekhouder of de belastingdienst wat voor u geldt.

Moet ik belasting rekenen op mijn factuur?

Dat hangt af van uw land en uw inkomensniveau. Sommige freelancers moeten omzetbelasting of btw rekenen en anderen niet. Controleer de plaatselijke regels voordat u beslist.

Hoeveel tijd moet ik klanten geven om te betalen?

15 of 30 dagen netto is gebruikelijk. Kortere termijnen helpen uw kasstroom. Kies wat uw klant en uw budget aankunnen en zet het op de factuur.